ひとり社内SEと情シスを応援します

skypeを大事な会議で使う方法

skypeのようなPCを使うビデオ会議システムって便利なんだけど、それを取締役会とか大事な会議体で使うのは意外と難しい。

でもどうしてもやらなくちゃいけない時はこんな準備をします。

  1. 会議室を確保しましょう。自分のデスクはNGです。最近のマイクスピーカーは高性能なので、数メートル先のひそひそ話もガンガン拾って、参加者にダダ漏れです。
  2. 機材として用意するのはPCとマイクスピーカーの2つ。どちらも電源が必要。会議中にバッテリー切れになることのないよう、電源はコンセントからとりましょう。
  3. PCはそこそこ性能の良いもの。会議中に突然PCが落ちたりすることがあるので、起動が早いSSD搭載モデルが望ましい。スペアのPCがあればなおベスト。また、無線LANは通信が途切れるのに絶対にNGです。有線LANにしましょう。
  4. ヤマハなどの会議用マイクスピーカーを用意する(こういうやつ)。参加者が1人だけならヘッドセットでもOK。外付けスピーカーとPC内蔵マイクの組み合わせはハウリングしまくるのでおすすめしない。また、参加者が多ければプロジェクターを用意する。
  5. 事前にどこの拠点から誰が参加するか確認する。スカイプ名や相手のPCの環境を確認しておく。特に相手のPC環境はよく確認しておく。直前にMacだiPadだって言われても対応できない。
  6. 開始前にPCの電源を入れてまともなPCかチェックする。経験上60分くらい前から準備しておく。PC起動後に各種アップデートが動き出して動作が重くなるので、更新を済ませるか止めておく。会議中にポップアップが出たり、動作不良を起こして会議が台無しになります。
  7. PCのマイクスピーカーを接続する。
  8. skypeを起動。
  9. 「ツール」→「設定」からマイクとスピーカーが外付けのものになっているか確認する。せっかく外付け機器を接続しても、内蔵のものに切り替わってしまっている場合が多いので、相手側も確認してあげる。同様に相手の外付け機器も設定を確認。結構これがめんどくさいので、TeamViewerなどの遠隔操作のソフトを利用すると早い。
  10. 画面の位置を決める。ノートPCの画面にするか?プロジェクターにつなぐか?参加者が見やすい場所を決める。
  11. マイクスピーカーの置き場所を決める。マイクスピーカーの性能によるが、基本的には参加者と画面の間くらいに設置する。
  12. 相手に連絡してPCとskypeを起動してもらう。スカイプ名をコンタクトに追加する。
  13. 接続テストを実施する。映像は後回しで音声がやりとりできるか確認する。映像は通信が安定するまで時間がかかるので後回しにする。コマ落ちして音まで途切れるようであれば映像はオフにする。
  14. ノイズが入ってうっとおしい場合は、相手のマイクをオフにして、発言するときだけマイクをオンにする。
  15. 上記で問題がなければつけっぱなしにして触らないようにする。PCによるが、PCの場所を動かそうとしてスリープボタンを押してしまったことがあります。接続ができたら本体は動かさないのがポイント。

関連記事

カテゴリー